Tips presentasi

http://www.german-business-etiquette.com

Saya sering melakukan dan terutama menyaksikan berbagai presentasi, mulai dari kuliah sehari-hari hingga konperensi internasional. Sejak pertama kali presentasi hingga kini, saya terus belajar dan selalu merasa ada saja yang harus diperbaiki. Saya belajar baik dari kesempurnaan maupun dari kesalahan yang saya saksikan dalam presentasi orang lain. Kali ini saya ingin berbagi tips untuk presentasi yang baik, setidaknya menurut saya pribadi. Jika Anda iseng mempertanyakan ‘kelayakan’ saya dalam memberi tips, Anda tidak salah karena saya bukanlah guru atau pelatih presentasi 😦 Setidaknya, kalau memang hal ini perlu dikatakan untuk sekedar menambah keyakinan, saya pernah melakukan presentasi di empat benua (saya memang belum pernah ke Afrika) dan sempat juga beruntung menjadi presenter terbaik di Annual Research Seminar yang diadakan UNSW, Australia tahun 2005. Jadi tulisan ini, walaupun mungkin tidak dikutip dari buku-buku strategi presentasi dari penulis terkemuka, mungkin ada baiknya disimak karena didasarkan pada pengalaman empirik.

Mari kita mulai.

1. Gunakan animasi. Animasi, kalau berlebihan kadang mengganggu. Namun kalau Anda menggunakan power point hanya untuk mengganti plasik transparan yang dipakai tahun ’90-an, presentasi Anda tidak akan menarik. Gerakan atau kemunculan obyek secara bergantian atau berurutan dalam satu slide akan membantu penyimak untuk memahami presentasi Anda secara lebih baik. Silahkan lihat beberapa animasi yang saya kembangkan di http://www.geoboundaries.co.nr.
2. Kuasai materi. Ini mungkin adalah tips paling klasik, tetapi selalu benar adanya. Banyaklah membaca dan mendiskusikan bahan yang akan dipresentasikan. Pastikan Anda menguasai setiap bagian dalam setiap slide. Tidak ada tips yang paling ampuh untuk ini kecuali belajar dan bekerja keras.
3. Berlatihlah. Mungkin ada yang tidak percaya bahwa saya masih tetap berlatih presentasi bahkan hingga hari ini. Saya biasanya berlatih di depan cermin atau di depan Asti dan meminta komentarnya untuk kemajuan. Ada baiknya untuk memelihara semangat ‘belum mumpuni’ sehingga Anda tidak enggan atau tidak merasa tidak perlu berlatih.
4. Perhatikan waktu. Saya seringkali merasa kecewa dengan sebuah presentasi karena presenter menggunakan waktu lebih dari yang ditetapkan. Anehnya, hal seperti ini bahkan dilakukan oleh orang-orang yang di mata saya hebat, baik itu pakar, diplomat, profesor, pejabat, dll. Hal ini menimbulkan kesan bahwa presenter tidak toleran dan kurang persiapan. Sangat mengganggu jika Anda menyaksikan seorang presenter harus diingatkan berulangkali oleh moderator karena melewati batas waktu yang disediakan. Bagaimana cara menghindari ini? Lakukan latihan dan simulasikan sebuah presentasi dalam latihan seakan-akan Anda sedang melakukan peresentasi yang sebenarnya. Lakukan latihan dengan mengukur waktu presentasi dan ulangi lagi hingga Anda bisa melakukan presentasi dengan baik pada kurun waktu yang ditetapkan. Presentasi di forum internasional umumnya tidak akan lebih dari 20 menit. 
5. Tatap penyimak Anda. Memang tidak semua orang bisa menatap mata orang lain ketika berbicara. Hal ini dipengaruhi juga oleh budaya, dan di Indonesia mungkin hal ini tidak mudah dilakukan. Meski demikian, jika Anda presentasi dengan cara ‘ngobrol’ dengan laptop atau layar, Anda akan kehilangan perhatian penyimak. Jika tidak terbiasa menatap mata orang, tebarkan pandangan, jangan terpaku pada satu wajah dan tatap sekitar 5 cm di atas dahi para penyimak Anda sehingga mata Anda tidak beradu dengan mata mereka. Sementara itu, para penyimak tetap akan merasa ditatap. Selain itu, yang perlu diperhatikan adalah bahwa Anda sebaiknya membagi perhatian pandangan kepada semua sisi/pihak tidak hanya satu kelompok tertentu.
6. Lakukan interaksi. Salah satu cara menarik perhatian adalah dengan melibatkan penonton. Melempar pertanyaan sederhana seperti “Kawan-kawan yang di belakang apakah bisa mendengar saya?” atau “Teman-teman dari Makassar mungkin kurang sependapat dengan pandangan ini?” atau bahkan “Mbak yang baju merah ini, bisa tolong bantu saya membaca poin ketiga di slide ini?” Jika Anda tidak yakin dengan cara Anda berinteraksi, bisa juga lemparkan suatu pernyataan tetapi terarah pada individu atau kelompok tertentu seperti “Saya kira Pak Edy yang lama berkecimpung di bidang ini tahu lebih banyak dari saya”
7. Sampaikan kekhawatiran Anda. Jika Anda merasa tidak percaya diri dan tidak siap tetapi tetap harus presentasi, sampaikan kekhwatiran Anda. Kalimat yang baik misalnya adalah “Saya menghabiskan cukup banyak waktu untuk menyiapkan presentasi ini tetapi mungkin belum sempurna karena saya pemula di bidang ini. Jika dalam presentasi nanti ada kelemahan mohon dimaklumi dan saya tunggu masukannya.” Kalimat seperti ini memang tidak selalu baik diucapkan terutama ketika penyimak Anda sedang membutuhkan seorang yang percara diri untuk memotivasi mereka. Jadi perhatikan jenis presentasi dan penyimak Anda.
8. Hindari menampilkan terlalu banyak huruf/tulisan dalam satu slide. Sedapat mungkin, tampilkan presentasi Anda dalam bentuk poin-poin. Jika Anda maresa tidak yakin dengan ‘hafalan’ Anda, dukung presentasi Anda dengan penjelasan di kertas. Tidak ada salahnya Anda tampilkan poin-poin di slide dan memberi penjesan sambil sekali dua kali melihat catatan kecil di tangan Anda. Catatan dalam bentuk kartu sebesar karyu remi sangat baik digunakan. Tentu saja Anda tidak boleh terjebak membaca kartu tersebut sepanjang presentasi.
9. Lakukan latihan di mana saja. Untuk tahap-tahap awal, terutama ketika Anda belum ingin mengukur waktu presentasi dan masih berfokus pada materi, latihan bisa dilakukan di mana saja. Cetaklah presentasi Anda, misalnya menjadi handout yang selembar A4 memuat 6 slide (misalnya). Selanjutnya potong masing2 slide sehingga menjadi sebesar kartu remi. Gunakan kartu ini untuk berlatih di mana saja: di bus, di parkiran, sambil berjalan menuju stasiun, sehabis makan siang di kantin, ketika merenung di kamar mandi atau di mana saja. Simulasikan setiap kartu mewakili satu slide.
10. Daftar tips ini bisa bertambah panjang tak terkira. Yang terpenting adalah pertanyaan pada diri sendiri “Do I have passion?” Selamat berpresentasi.