Tips Beasiswa: Menghubungi Calon Pembimbing

Mereka yang melanjutkan sekolah pascasarjana (S2 atau S3) umumnya memerlukan pembimbing atau supervisor atau professor. Intinya, jika bersekolah yang ada komponen penelitiannya (menulis tesis atau desertasi), kehadiran pembimbing adalah wajib. Hal ini tentu tidak berlaku pada mereka yang menempuh studi S2 by coursework karena memang tidak diwajibkan membuat tesis. Program S2 semacam ini, setahu saya, ada di Australia yang bisa ditempuh dalam waktu setahun.

Kesulitan yang cukup sering dialami oleh calon mahasiswa adalah dalam melakukan kontak dengan calon pembimbing ini. Jika Anda ingin bersekolah S2 (master by research) atau S3 di Australia, Anda sudah harus mengontak calon pembimbing sebelum datang ke Australia. Biasanya, Anda bahkan perlu melakukan komunikasi sebelum lebih jauh melamar sekolah. Jika Anda ingin melamar beasiswa seperti ALA, maka Anda wajib sudah diterima di sebuah universitas. Sementara untuk bisa diterima di universitas Anda wajib punya calon pembimbing. Singkatnya, mendapatkan pembimbing ini sangatlah penting. Jika saat ini Anda sedang di Indonesia, bagaimana cara menghubungi calon pembimbing tersebut?

Lagi-lagi harus saya tegaskan bahwa saya tidak memiliki kualifikasi formal untuk menasihati cara menghubungi professor di luar negeri. Yang saya mau sampaikan adalah pengalaman saya, pengalaman teman dan hasil membaca berbagai sumber. Untuk sedikit meyakinkan Anda, saat ini saya bekerja paruh waktu sebagai International Student Adviser di University of Wollongong yang salah satu tugasnya adalah memberi masukan/informasi kepada calon mahasiswa perihal ini. Semoga berita ini membuat saya sedikit lebih mayakinkan.

Ketika diminta menjadi pemateri di UII Yogyakarta beberapa waktu lalu, saya sampaikan beberapa hal penting dalam menghubungi professor. Pertama, Anda harus tahu orang yang akan Anda hubungi ini adalah orang sibuk. Mereka sibuk karena mereka hebat. Karena mereka hebatlah maka Anda menghubunginya kan? Saya sering berkelakar, mereka bukan supervisor, tetapi superstar yang cirinya adalah tidak mudah dihubungi, waktunya selalu terbatas. Artinya, kalau email Anda tidak langsung dibalas, bersabarlah dan itu adalah hal yang wajar. Karena mereka sibuk, biasakan menggunakan bahasa yang singkat, langsung ke pokok persoalan tanpa menjadi tidak sopan. Kalau mengirim email pertama sebaiknya tidak lebih dari 200 kata. Paragraf yang sedang Anda baca ini terdiri dari 110 kata.

Hal kedua, Anda wajib mencari tahu secara intensif informasi tentang orang tersebut. Kunjungi website universitas di mana dia berkantor dan cari informasi rinci tentang dirinya. Hal penting adalah ketertarikan risetnya, publikasi yang sudah pernah ditulis dan aktivitas risetnya saat ini. Biasanya, informasi seperti itu tidak sulit dicari di websitenya. Hal selanjutnya adalah Anda sebaiknya tidak tembak langsung, meminta dia jadi supervisor pada email pertama. Mulailah dengan menyinggung karyanya yang dipublikasikan di jurnal atau di konferensi. Intinya, Anda harus benar-benar pernah membaca tulisannya, terutama yang terkait dengan topik yang ingin Anda tekuni. Jika bisa mendapatkan tulisan terbarunya di sebuah jurnal akan lebih bagus. Bagaimana caranya? Kunjungi websitenya, lihat daftar publikasinya lalu pilih yang paling sesuai. Anda biasanya akan melihat judul atau abstraknya saja di website itu, sedangkan naskah lengkap ada di jurnal yang memuatnya. Umumnya kita di Indonesia tidak memiliki akses terhadap jurnal ini tapi jangan khawatir karena jurnal itu bisa didapatkan dari berbagai sumber. Jika Anda punya teman yang sedang sekolah di luar negeri, minta dia mengunduh jurnal tersebut dan mengirimkannya pada Anda. Jika tidak ada teman di luar negeri, kontak dosen Anda ketika kuliah dulu. Kalau dosen ini cukup gaul dan banyak temannya di luar negeri (istilah kerennya, jaringannya luas) maka tidak akan sulit baginya mendapatkan jurnal tersebut. Jika Anda merasa kurang pas dengan dosen Anda karena dulu killer dan memberi nilai C saat skripsi, coba cari dosen lain. Dari sekian banyak, masak sih tidak ada yang akrab? Jika benar-benar tidak ada dosen yang Anda kenal dengan baik, berarti Anda bermasalah. Coba pikirkan lagi, mengapa!

Tapi kalau benar-benar Anda tidak mengenal siapapun yang bisa membantu, saatnya mencari kenalan. Coba ikuti milis mailto:beasiswa-subscribe@yahoogroups.com. Di sana ada banyak sekali orang baik yang hobi membantu orang lain. Perhatikan anggota yang aktif dan sedang berada di luar negeri. Coba kontak beliau dengan santun, minta diunduhkan jurnal. Kalau cara Anda cukup sopan, semestinya ada yang rela membantu. Setelah membaca jurnal itu, perhatikan, resapi, pahami dan buat catatan penting tentang bagian yang akan Anda bicarakan. Selanjutnya dalam email pertama, lakukan sapaan singkat dan mulailah menyinggung topik tersebut. Cara yang baik adalah sedikit berkomentar untuk menunjukkan pemahaman, selanjutnya bisa ditutup dengan pertanyaan singkat tentang topik itu. Saya cukup sering melakukan ini dan selalu berhasil mendapat respon. Jika Anda khawatir dengan Bahasa Inggris Anda (atau bahasa asing lainnya), mintalah teman untuk membaca sebelum dikirim. Ini namanya KKN, Kawan Kawan Nolong.

Ada kalanya, profesor yang hendak Anda hubungi ini sudah memiliki mahasiswa bimbingan, baik S2 maupun S3. Dalam banyak kasus, bukan tidak mungkin salah satu bimbingannya itu adalah orang Indonesia. Daftar mahasiswa ini biasanya akan muncul di websitenya. Jika demikian, berusahalah mencari alamat email mahasiswa tersebut jika di website tesebut tidak ada. Jika iseng-iseng anda ketikkan namanya di Google, kemungkinan besar akan muncul alamat facebooknya. Adakah orang yang tidak memiliki fecebook di tahun 2010 ini? Tentu saja ada. Tapi orang itu pastilah bukan saya atau Anda. Kalaupun itu Anda, itu adalah sebuah pengecualian yang sangat langka. Selanjutnya coba kontak mahasiswa Indonesia ini dan sampaikan persoalan Anda. Ingat, setiap orang akan lebih senang menerima email yang sopan, tidak berkepanjangan, dan tidak sibuk memamerkan kehebatan sendiri. Ingat juga, semua orang suka dipuji, meskipun banyak orang yang berkata ”ah saya biasa-biasa saja kok. Saya hanya beruntung saja.” Padahal kalau pakai helm, helmnya sudah pecah karena pujian Anda.

Berkenalan lewat teman ini cukup efektif. Hanya saja kalau mahasiswa Indonesia ini ternyata sedang bermasalah dengan pembimbingnya itu, mungkin Anda belum beruntung. Mungkin dia tidak mau mengaku secara terus terang bahwa dia sedang bermasalah dengan pembimbingnya namun dari jawaban-jawabannya Anda tentu bisa menduga arahnya. Jika rasanya tidak mungkin, janga dipaksa dan tutup komunikasi dengan baik, tetap sopan dan tetap berterima kasih. Siapa tahu suatu saat Anda akan bertemu dia di bawah pembimbing yang sama. Sekedar peringatan, mahasiswa yang sedang pusing menulis tesis atau desertasi kadang aneh dan mudah emosi. Bersabarlah.

Jika semua lancar, jalan Anda mungkin lebih mudah karena memiliki ’perwakilan’ yang bisa menyampaikan keinginan Anda. Perlu diingat juga, banyak profesor yang sangat ingin menambah mahasiswa tetapi sulit menemukan kandidat yang cocok. Dengan direkomendasikan oleh muridnya sendiri, dia akan lebih yakin terhadap Anda. Jika demikian, urusan akan jadi lebih mudah.

Banyak orang yang bertanya pada saya, kalau mereka menguhubungi dua atau lebih profesor sekaligus dan semuanya memberikan respon bagaimana cara menolak salah satunya. Saya tegaskan, umumnya mereka profesional. Calon mahasiswa internasional yang baik memang kadang menjadi rebutan. Ini hal biasa dan jangan merasa bersalah. Kalau Anda menyampaikan dengan baik, terbuka dan apa adanya, mereka umumnya mengerti. Saya sekolah S2 di UNSW Sydney tetapi saat S3 saya memilih University of Wollongong yang lebih kecil. Sementara itu, supervisor S2 saya sangat ingin saya kembali ke UNSW. Saya mengatakan terus terang bahwa saya merasa akan lebih berkembang di Wollongong karena ini ini dan ini. Salah satu alasan penting adalah karena di Wollongong ada lebih banyak orang yang menekuni bidang yang sama sehingga punya teman diskusi yang lebih banyak. Supervisor S2 saya pun mengerti dan dia tetap memberikan reference letter yang sangat istimewa. Mereka memang profesional. Hanya saja, saya ingatkan lagi, jangan berbohong karena dunia itu sempit, apalagi bidang Anda sangat khusus. Dalam waktu yang tidak terlalu lama, Anda akan bertemu dia lagi di forum internasional. Jangan sampai Anda kagok sendiri. Intinya, memilih satu pembimbing dari sekian pilihan itu biasa, menegosiasikan topik juga biasa. Asal Anda tahu, komunikasi yang baik adalah yang sopan, elegan dan jelas dasarnya.

Satu hal penting, Anda harus tahu bahwa tidak semua orang hebat itu bule. Tidak sedikit yang heran dan terkejut ketika bersekolah di Australia atau di Amerika mendapati pembimbingnya adalah orang China atau India atau Timur Tengah. Maka dari itu, jangan selalu membayangkan bahwa orang yang membalas email Anda adalah orang bule. Tidak sedikit orang bukan bule yang justru sangat hebat di bidangnya. Ada beberapa kawan saya yang mengurungkan niat sekolah karena tahu calon pembimbingnya dari China. ”Jauh-jauh sekolah ke Australia dibimbing China” katanya. Saya mau tanya pada Anda, pernahkan Anda membayangkan Anda berkantor di belahan bumi utara atau selatan lalu suatu hari mendapat email dari seseorang dan orang itu memohon-mohon agar Anda mau menjadi pembimbing S3nya? Apa yang Anda pikirkan jika beberapa hari kemudian mahasiswa ini membatalkan gara-gara tahu kulit Anda sawo matang? Semoga Anda menemukan jawaban yang tepat untuk pertanyaan ini.

Untuk meringkas, saya ulangi lagi calon pembimbing Anda adalah orang sibuk, jadi harus singkat saja. Anda wajib mencari informasi selengkap mungkin sebelum menghubungi dan jangan tembak langsung di email pertama. Ada sebaiknya mulai dengan mengapresiasi karyanya dan mengajukan pertanyaan. Bisa juga berkenalan lewat teman sesama Indonesia sehingga lebih mudah. Selain itu, perlu diingat bahwa mereka, umumnya professional, tidak mudah sakit hati, tidak juga mudah tersinggung. Meski begitu, tetaplah berkomunikasi dengan sopan, menghormati dan elegan. Saya ingatkan lagi, jangan terkejut kalau pembimbing anda bukan bule.

Hal terakhir yang mungkin sangat ingin Anda dapatkan dari tulisan ini adalah contoh email yang baik untuk menghubungi calon supervisor. Kalau Anda agak rajin sedikit saja dalam melakukan pencarian di dunia maya, ribuan contoh bisa Anda dapatkan. Ketik saja misalnya how to contact a professor di Googel. Meski begitu, saya ingatkan lagi, email ini mirip seperti personal statement, harus mencerminkan diri sendiri. Jangan asal salin dari sembarang tempat. Sempatkan untuk melakukan penyesuaian sendiri. Berikut adalah salah satu contoh yang mungkin bisa dipertimbangkan.

Dear Prof. Arsana,

I hope this finds you well.

I am Andi from Indonesia, a lecturer in the Department of Geodetic Engineering at Gadjah Mada University. I have read your paper concerning Australia’s extended continental shelf published in latest Marine Geodesy. Thank you for writing the paper. It is very helpful for me to understand the technicality of continental shelf beyond 200 M from baselines. I particularly like the way you explain article 76 of UNCLOS through simple, yet effective illustrations.

I have a question to ask about Australia’s extended continental shelf in the Antarctic. From the map in your paper I understood that the part has been delineated. However, it is not part of the official submission to the UN. Could you please elaborate more about this?

I am interested in the issue of continental shelf and thinking of pursuing a master degree with this topic. I hope you can shed a light on this issue. Thank you very much for your kind attention and I am looking forward to hearing from you at your earliest convenience.

Sincerely yours
Andi

Surat di atas mungkin sedikit agak panjang untuk mereka yang sangat sibuk. Karenanya itu bukan panduan yang harus Anda turuti. Itu hanya contoh saja yang saya rasa akan mampu mengetuk hati calon pembimbing Anda. Kalimat terakhir tentang apresiasi dan pengaharapan atas jawaban itu adalah standar surat resmi yang sopan dan elegan. Anda boleh tiru bagian yang itu.

Mendapatkan beasiswa memang ada caranya dan bisa dipelajari. Meski demikian ini adalah juga masalah common sense. Cobalah membayangkan diri sebagai professor. Calon mahasiswa seperti apa yang ideal menurut Anda?

PS. Apa bedanya Master by Research dan Master by Coursework?

Master by research merupakan sebuah program S2 dengan proporsi dominan untuk penelitian guna pembuatan tesis. Program ini biasanya berlangsung selama 2 tahun. Mata kuliah hanya sedikit (kalaupun ada),  paling banyak 3 mata kuliah saja selama 2 tahun itu. Biasanya mahasiswa akan menghabiskan semester pertama untuk kuliah dan 3 semester berikutnya full riset dan menulis tesis.

Master by coursework sebaliknya, isinya kuliah saja, tanpa kewajiban penelitian untuk menghasilkan tesis. Tesis adalah sesuatu yang tidak wajib pada Master by Coursework. Isinya full kuliah saja, membuat tugas (assignment), ujian (mid ataupun akhir) dan setelah semuanya beres, tamatlah sudah. Meski begitu, ada juga mahasiswa Master by Coursework ini mengambil mata kuliah yang berisi komponen riset yang cukup tinggi sehingga perlu membuat mini thesis. Ini biasanya dilakukan di semester akhir. Sekali lagi ini adalah keputusan sendiri, bukan merupakan sesuatu yang wajib. Program ini biasanya ditempuh dalam waktu satu tahun.

Perbedaan yang menyolok dari keduanya: waktu tempuh berbeda (Master by Research 2 tahun, Master by Coursework 1 tahun), gelarnya berbeda tetapi pengakuan di Indonesia sama saja, sama-sama S2. Kalau mau melanjutkan S3, umumnya Master by Research lebih berpeluang karena dianggap sudah berpengalaman melakukan riset mandiri. Meski demikian, kenyataannya banyak juga alumni Master by Coursework yang kemudian melanjutkan S3. Ini bukan sesuatu yang tidak mungkin.